Si vous souhaitez organiser la diffusion d’une information auprès de plusieurs journalistes en simultané, et toucher le grand public au passage, il existe un outil RP d’une efficacité incontestable : c’est la conférence de presse.
Utilisée à toutes les fins – pour communiquer sur une actualité, gérer une urgence, ou faire la promotion d’une marque, d’un produit ou d’un service – une conférence de presse permet de transmettre efficacement une information et de profiter des retombées médiatiques qui en résultent.
Toutefois, parce que les journalistes sont sur-sollicités et qu’ils ne prennent pas toujours le parti de se déplacer, l’organisation d’un tel événement doit faire l’objet d’une préparation rigoureuse. Presstance vous explique tout !
Qu’est-ce qu’une conférence de presse ?
Une conférence de presse est un événement médiatique visant à réunir de nombreux journalistes en un même lieu, et au même moment, afin de leur communiquer une information.
Cet événement de relations presse peut être organisé par différentes entités – une entreprise, une personnalité politique, une organisation, une institution, une célébrité – afin de répondre à des besoins multiples, comme nous le verrons plus bas.
Elle peut faire suite à un événement (un discours, une pièce de théâtre, la diffusion d’un film, une inauguration, une présentation de produit…) ou se dérouler avant celui-ci.
Organisée par un ou plusieurs intervenants et intermédiaires, une conférence de presse se divise généralement en deux parties :
- Un discours ou une allocution prononcé(e) par le porte-parole de l’entité organisatrice, ou par la personnalité elle-même ;
- Une phase de questions-réponses pendant laquelle les journalistes sont invités à prendre la parole.
En amont, l’organisateur publie le plus souvent un communiqué de presse afin d’annoncer l’événement et d’apporter toutes les informations importantes le concernant (lieu, date, heure…).
Notez qu’avec le Covid, les conférences de presse se sont digitalisées : l’utilisation d’une application de visioconférence permet aux journalistes de ne pas se déplacer pour prendre connaissance de l’information, ce qui occasionne un gain de temps considérable.
La dématérialisation de cet événement RP offre d’autres avantages :
- la possibilité de le relayer sur les réseaux sociaux (en direct ou en différé),
- de partager l’écran pour montrer des infographies ou des diaporamas,
- ou d’activer une messagerie instantanée pour que les journalistes puissent poser des questions.
Pour conserver la dimension « humaine » de l’événement, il est également possible d’organiser une conférence de presse mixte, alliant présentiel et distanciel.
À quoi sert une conférence de presse ?
Les objectifs d’une conférence de presse sont multiples. Il peut s’agir de…
- partager une actualité concernant l’entreprise (changement dans l’organigramme, levée de fonds, fusion-acquisition, etc.) ;
- annoncer le lancement d’un produit ou d’un service, l’ouverture d’un nouveau point de vente… ;
- évoquer un événement à venir ;
- répondre à une controverse (dans le cadre d’une communication de crise).
Il existe d’autres finalités, mais celles-ci dépendent en partie de l’organisateur lui-même : entreprise, institution, politicien ou célébrité.
Pour ce qui est des bénéfices, ils sont potentiellement nombreux. Ainsi, l’organisation d’une conférence de presse permet de…
- créer un échange en face-à-face pour générer un climat de confiance et apporter des précisions. C’est choses impossibles à travers un simple communiqué ;
- profiter de la couverture médiatique qui résulte de l’événement RP, afin de faire passer un message au public (même si l’ampleur de la reprise de l’information dans les médias varie en fonction de la pertinence de celle-ci et de l’intérêt que lui prêtent les journalistes) ;
- obtenir des retombées presses (sous la forme de contenus rédactionnels ou vidéos, comme des articles ou des reportages) ;
- faire connaître une entreprise, une marque ou une personne auprès du grand public ;
- pour une personnalité politique ou une célébrité : d’exprimer une opinion, de calmer les craintes du public, de rétablir la vérité sur un sujet donné, de revenir sur un événement spécifique ;
- d’éviter aux intervenants d’être interrogés plusieurs fois et à des moments différents sur un même sujet, mais aussi de maîtriser sa communication (vous choisissez la forme et le fond du message et celui-ci est immuable) ;
Dans tous les cas, une conférence de presse est une façon de « créer l’événement » et d’attirer l’attention du public.
C’est aussi bien moins onéreux qu’une campagne publicitaire, par exemple.
Comment la préparer ?
L’organisation d’une conférence de presse suppose de passer par une importante préparation.
Il faut :
- identifier les journalistes à inviter,
- fixer la date et l’heure de l’événement,
- choisir le lieu,
- briefer les intervenants et leur attribuer des rôles bien définis,
- assurer la logistique, rédiger et éditer les contenus à distribuer,
- gérer les invitations…
Plus de conseils dans cet article.
Il faut aussi parvenir à attirer l’attention des journalistes pour leur donner envie de participer à l’événement. En effet, les médias choisissent leurs événements en fonction de la pertinence et de l’intérêt de l’information partagée.
Une étude Synap de 2021 montre que la moitié des journalistes assiste à une ou deux conférences de presse par semaine, et qu’un quart d’entre eux ne se rend à aucune.
Pour assurer la réussite de votre conférence de presse, vous devez donc vous interroger en amont sur sa pertinence :
- Le message est-il d’intérêt public ?
- Est-ce le moyen idéal de faire passer le message (plutôt qu’un simple communiqué) ?
- Est-ce le bon moment ?
- Quel bénéfice le journaliste va-t-il tirer de sa venue ?
Faute d’apporter des réponses positives à ces questions, vous devrez alors vous demander s’il n’est pas plus opportun de faire passer votre message autrement, par exemple par le biais :
- d’un dossier de presse ;
- ou d’une communication sur les réseaux sociaux.
En conclusion, une conférence de presse constitue un excellent outil RP, offrant une bonne visibilité médiatique et permettant la diffusion rapide d’un message spécifique auprès d’un grand nombre de personnes en simultané.
Mais c’est aussi un événement complexe dont l’organisation ne s’improvise pas. Heureusement, la Press’team vous accompagne dans la réalisation (et la réussite) de votre conférence de presse !